随着企业电子文档的广泛使用，对于各种电子文档包括电子邮件的管理需求也随之急剧增长。目前，绝大多数企业的文档资料和电子邮件都分散在员工个人的电脑中。如何解决：

1. 因员工离职或流动，造成新来的员工无法找到以往的全部文档；
2. 电脑病毒侵袭或者重装系统，造成文档的丢失；
3. 附件文件过大，电子邮件无法传递；
4. 同一文档因多人修改后的版本如何控制；
5. 文档无法简单、安全的设置不同权限供不同人员使用；
6. 重要往来邮件如何有效归档。

　　 以上这些都是所有企业共同面临的重大问题。使用“文档秘书”是您目前简单、高效、安全的解决方案。

　　 文档秘书采用独特的设计理念，不改变用户日常所使用软件的操作习惯。只是在用户关闭/保存应用软件产生文档的时候，文档秘书主动提醒用户是否需要将此文档归档。同时提供不同行业的文档属性模板，让用户选择文档属性，减少常规归档工作中的大量填写工作，并且做到自动归档。用户可以针对文档的不同使用人，设定不同的权限，安全、高效管理，分享文档资料。

文档秘书如何协助企业解决以上问题

1. 除了在您本地电脑中保存文档外，在电信的服务器中也保存了相同文档。

2. 文档资料安全保存在电信的服务器中，使用您的用户名和密码即可找回。

3. 超大附件文档无需再通过邮件方式传递，保存在电信服务器后，可以在线打开或者下载。

5. 提供行业模板和权限模板，根据所属行业选择最适合的文档分类方式。允许用户直观的按照角色设定文档的查看权限，避免用户对Windows复杂技术语言的晦涩。

6. 有效保存和管理在Microsoft Outlook中无论收件箱还是发件箱的邮件，包括邮件中的附件，并且不会改变附件的文件属性。

7．文档秘书全面支持Microsoft office, Outlook, AutoCad, PDF, RTF, Html, Txt, Xml。当用户打开Word/Excel/Powerpoint/Outlook/AutoCad等应用软件时，“文档秘书”的快捷键就会自动出现在工具栏上，除此之外的其他任何在硬盘/USB闪存/光盘上的文件，都可以点击鼠标右键的“文档秘书”的快捷键直接上传至电信服务器中，并且根据属性分门别类存储。

文档秘书是一款能真正解决困扰企业管理工作问题的应用软件，使得企业能将大量的宝贵时间应用于产生效益中去，并且能够有效的保护企业的智力资源和知识产权。